Manual de utilizare

Crearea contului

1. Intră pe Creează cont gratuit și completează numele și adresa de email.
2. Primești pe email un link de activare. Deschide-l, alege o parolă (minimum 8 caractere) și acceptă Termenii și condițiile.
3. Autentifică-te la Autentificare. Dacă ai uitat parola, folosește „Ai uitat parola?”.

Contul gratuit include un proiect, cu toate funcționalitățile, fără card și fără limită de timp. Pentru proiecte suplimentare vezi secțiunea Facturare și licențe.

Meniul aplicației

• Dashboard — vedere de ansamblu: proiecte active, task-uri, termene apropiate și ultimele alerte AFIR.
• Proiecte — lista proiectelor tale și butonul „Proiect nou”.
• AFIR Watcher — alertele și documentele detectate pe site-urile oficiale.
• Facturare — licențe, proforme și solicitări (pentru conturile cu înregistrare publică).
• Setări — colegii din spațiul tău de lucru (sau administrarea conturilor, pentru administratori).

Aplicația funcționează pe calculator, tabletă și telefon.

Din Proiecte → „Proiect nou” alegi între două moduri.

A. Import automat din Contractul de finanțare (recomandat)

1. Încarcă Contractul de finanțare în format PDF (maximum 20 MB). PDF-ul trebuie să aibă text selectabil; documentele scanate, fără strat de text, nu pot fi procesate.
2. Aplicația extrage datele: numărul și data contractului, programul (ex. DR 25), beneficiarul, CUI, valorile, durata și titlul proiectului (textul dintre ghilimele din contract). Data contractului se citește din semnăturile electronice ale PDF-ului, când există.
3. Pe ecranul de verificare, controlează fiecare câmp. Cele cu încredere mare sunt acceptate automat, cele nesigure sunt marcate „de verificat”. Poți corecta orice valoare.
4. Răspunde la întrebarea „Proiectul include lucrări de construcții?” și verifică „Data semnării contractului”.
5. Apasă „Creează proiectul”. Se creează proiectul, cu datele confirmate de tine, și se generează termenele.

Verifică întotdeauna datele extrase. Extragerea este automată și poate greși; proiectul nu se creează fără confirmarea ta. Dacă importul eșuează sau îl anulezi, nu rămâne nimic salvat. Importurile aflate la verificare apar în lista „Importuri neterminate”.

B. Completare manuală

Completezi formularul cu datele proiectului (nume, beneficiar, număr și dată contract, valori, responsabil). Întrebarea despre lucrările de construcții este obligatorie și aici.

Termenul primei cereri de plată

La crearea proiectului se adaugă automat termenul „Depunere primă cerere de plată”: 12 luni de la data contractului dacă proiectul include construcții, 6 luni dacă are doar echipamente. Îl poți edita sau șterge din panoul de termene.

Fiecare proiect are o pagină proprie, cu toate modulele pe aceeași pagină:

• informațiile proiectului (editabile): beneficiar, contract, valori, responsabil, status;
• Graficul de eșalonare, chiar sub datele generale și înaintea bugetului: valoarea previzionată față de cea autorizată pe fiecare an de implementare, alertele care cer atenție și legătura către declarație (vezi secțiunea 9);
• Buget, Achiziții, Cheltuieli, Cereri de plată, Clarificări, Modificări de contract, Termene, Task-uri;
• alertele AFIR legate de proiect și istoricul activității (cine ce a făcut și când);
• butoanele „Import date din documente”, „Declarația de eșalonare”, „Identitate vizuală” (secțiunea 12) și „Export raport (PDF)”.

Statusul proiectului poate fi: Contractare, Implementare, Achiziții, Cereri de plată, Modificări contract, Clarificări, Monitorizare, Finalizat, Suspendat sau Arhivat. Proiectele finalizate, arhivate sau suspendate nu mai sunt numărate ca active.

Termenul final de implementare nu se modifică direct din proiect: se schimbă doar printr-o modificare de contract de tip „Prelungire implementare”, aplicată când actul adițional este semnat (vezi secțiunea 10).

Bugetul este structurat pe capitole și subcapitole, conform structurii din documentele AFIR (HG 907). Pentru fiecare rând vezi:

• Valoare aprobată — eligibilă și neeligibilă, din contract;
• Avizat — sumele din achizițiile avizate (liniile eligibile din fișa de avizare);
• Cheltuit — suma cheltuielilor înregistrate pe linie;
• Decontat — doar cheltuielile din cereri de plată autorizate sau plătite;
• Economii bugetare și totaluri pe capitole și total general.

Rândurile se pot adăuga, edita și șterge manual. „Șterge tot bugetul” curăță complet bugetul (utilă după un import greșit) și cere confirmare. O linie bugetară cu cheltuieli nu poate fi ștearsă până nu elimini cheltuielile.

Cel mai simplu, bugetul se încarcă din documente: vezi secțiunea următoare.

De pe pagina proiectului, „Import date din documente” te lasă să încarci un PDF (cu text, maximum 20 MB) și să alegi tipul de extragere:

• Import buget — transformă bugetul indicativ AFIR în rânduri de buget. Reimportul actualizează rândurile existente, fără dubluri.
• Actualizare buget (modificare buget indicativ) — când bugetul se modifică în implementare: sumele rândurilor existente se aliniază la noul document; avizările, cheltuielile și legăturile se păstrează. Liniile care nu mai apar în document nu se șterg, doar se raportează. Aplicația cere confirmare înainte, iar la final primești un raport cu valorile vechi și noi.
• Import achiziție — citește „Fișa navetă” sau fișa de avizare A2 și creează sau actualizează achiziția cu liniile ei bugetare.
• Alte tipuri (import inițial, cerere de plată, analiză generală) salvează doar textul extras, ca să îl poți consulta.

Documentele scanate (imagini) nu pot fi procesate: aplicația nu face OCR. Folosește PDF-ul original, cu text selectabil. Verifică întotdeauna rezultatul importului.

Achiziția leagă o cheltuială planificată de buget. Platforma nu păstrează dosarul achiziției (oferte, contracte, procese-verbale): acestea rămân la tine. Pentru fiecare achiziție ții evidența: titlu, furnizor (nume și CUI), contract (număr, dată, valabilitate), valori și datele cheie (depunere, avizare, recepție, plată), plus un status:

În pregătire → În desfășurare → În avizare AFIR → (Clarificări) → Avizată / Respinsă → Contractată → Recepționată → Finalizată (sau Anulată).

• Valabilitatea contractului — calculată automat din data de valabilitate și afișată ca insignă.
• Acte adiționale — adaugi numărul, data, o descriere (minimum 10 caractere) și, opțional, noul termen de valabilitate și valorile noi. Valorile efective ale contractului țin cont de cel mai recent act adițional.
• Linii bugetare avizate (formularul 2 / fișa A2) — singurul document legat de achiziție, primit după avizare, când e cazul. Poți încărca fișa pentru a extrage liniile sau le introduci manual: alegi linia bugetară, suma și tipul: (e) eligibilă sau (n) neeligibilă. Doar liniile (e) intră în „Avizat” din buget.

Ștergerea unei achiziții șterge definitiv actele adiționale și liniile bugetare avizate. Clarificările și task-urile legate rămân în proiect.

Secțiunea „Cheltuieli” (sub Buget) ține evidența facturilor proiectului. Pentru fiecare cheltuială completezi numărul și data facturii, obiectul, furnizorul (opțional) și termenul de plată (opțional), apoi:

1. Introduci valoarea facturii (totalul, cu TVA).
2. TVA se calculează automat la 21%. Pentru facturile mai vechi alege cota 19% (sau alta) ori corectezi direct suma TVA.
3. Alegi una sau mai multe linii bugetare (butonul „+ Adaugă linie bugetară”) și pentru fiecare introduci suma eligibilă (fără TVA). Butonul „Rest” completează linia cu ce a rămas din baza facturii.
4. Neeligibilul se calculează singur: valoarea facturii − TVA − suma eligibilă pe linii.

Dacă suma eligibilă depășește valoarea facturii fără TVA, sau TVA nu corespunde unei cote uzuale, formularul te avertizează; cheltuiala nu se poate salva cu suma eligibilă peste factură. Fiecare linie bugetară primește în „Cheltuit” doar partea ei eligibilă.

• Plăți (OP) — o factură poate fi achitată în mai multe tranșe. Pentru fiecare plată adaugi numărul OP, data și suma. Restul de plată se calculează automat.
• Cheltuiala apare în coloanele „Cheltuit” (și „Decontat”, după autorizarea cererii de plată) din buget.

Import din documente. Ca să nu scrii totul de mână, încarci facturile și ordinele de plată (PDF, mai multe odată) cu „Import din documente”. Platforma le citește pe loc, propune datele (număr și dată factură, furnizor, valori, TVA, scadență; număr, dată și sumă OP) și aruncă fișierul — nu îl stochează. Pentru fiecare document primești o fișă precompletată pe care o verifici și o confirmi; nimic nu se înregistrează fără confirmare.

• Factura: de obicei rămâne doar să alegi linia bugetară (se sugerează după facturile anterioare sau după achiziția aceluiași furnizor). Platforma te avertizează dacă factura pare deja înregistrată sau dacă clientul nu e beneficiarul proiectului.
• OP: se leagă singur de factură după numărul menționat în detaliile plății; dacă factura nu e încă înregistrată, o înregistrezi mai întâi.
• Funcționează doar cu PDF-uri care au text selectabil (fără OCR); un document scanat se introduce manual. Câmpurile marcate „De verificat” trebuie confirmate cu atenție.

1. Creează cererea de plată (număr, titlu, valori, date de depunere, autorizare și plată).
2. Deschide cererea și bifează cheltuielile incluse. O cheltuială poate fi inclusă într-o singură cerere; cele deja folosite nu mai apar în listă.
3. Actualizează statusul pe parcurs: În pregătire → Depusă → În verificare → (Clarificări / Răspuns transmis) → Autorizată → Plătită (sau Respinsă / Anulată).

Valorile „Decontat” din buget iau în calcul doar cheltuielile din cererile Autorizate sau Plătite.

Declarația de eșalonare (Formularul AP 0.0) se ține pe pagina dedicată a proiectului, din butonul „Declarația de eșalonare”, conform Manualului AFIR PS-MAP, ediția I rev. 3, cap. 5.1.1. Pagina arată data contractului, anul curent de implementare, intervenția și numărul de cereri de plată față de maximul permis (7, iar pentru unele intervenții 5 sau 17).

Cum funcționează

• Anii de implementare nu sunt calendaristici: anul n începe la data contractului plus (n−1) ani. Data se ia din proiect; dacă lipsește, se folosește data din declarație, cu un avertisment.
• Declarația inițială se depune la contractare. Urmează o singură redepunere în anul 1 (fereastra de 15 zile de la contract este doar un avertisment, nu un blocaj) și, de la anul 2, o singură rectificare pe an de implementare. Fiecare depunere este o versiune nouă; versiunile vechi se păstrează în istoric.
• Penalitatea este 1% din diferența dintre valoarea previzionată pe an și cea autorizată la plată, fără avans și fără TVA. Sunt exceptate DR 30, DR 33 și DR 36 (doar pentru start-up nonagricol), precum și proiectele finalizate, arhivate sau în monitorizare. Pe pagina 2 a formularului scrie „inclusiv TVA”, dar se aplică Manualul în vigoare; aplicația afișează o notă.
• „Autorizat la plată” înseamnă valoarea autorizată (sau eligibilă) a cererilor autorizate sau plătite, atribuită anului în care a fost depusă cererea. Cererile marcate ca avans sunt excluse din calcul. Un an încheiat cu cereri încă neautorizate apare ca „În așteptare”: penalitatea este doar estimată.
• Termenul de rectificare este de 10 zile lucrătoare de la AP 0.1 / 7.1; datele notificărilor se introduc manual pe declarație. Lista sărbătorilor legale este fixă și nu include zilele libere acordate punctual.
• Corectarea sau anularea ultimei versiuni o poate face doar un administrator, cu motiv obligatoriu; versiunea anulată rămâne în istoric.

Import din PDF (Formular AP 0.0)

1. Pe pagina declarației, la „Import din PDF”, alege PDF-ul formularului (cu text selectabil) și apasă „Citește și propune câmpurile”.
2. Aplicația citește fișierul în memorie și îl aruncă; nu îl păstrează. Din PDF se propun intervenția, beneficiarul, datele contractului, valorile și tabelul anilor.
3. Vezi Verificare față de datele proiectului: codul contractului, valoarea totală eligibilă și valoarea ajutorului nerambursabil din PDF sunt comparate cu cele din proiect (✔ coincid, ✖ nu coincid, ? nu se poate verifica). Valoarea ajutorului se verifică față de valoarea eligibilă a proiectului înmulțită cu rata din PDF. Aceste câmpuri doar se verifică: nu modifică proiectul.
4. Corectează câmpurile marcate „De verificat” (încredere mică) sau „Negăsite” și salvează. Nimic nu se salvează fără confirmarea ta.

Importul a fost testat pe un model real și pe texte sintetice. Verifică întotdeauna câmpurile propuse; poți completa declarația și manual.

Clarificări

Înregistrezi solicitările de clarificare primite de la finanțator: tip (proiect, achiziție, cerere de plată, modificare de contract etc.), textul solicitării, data primirii și scadența, draftul și răspunsul final. Statusuri: Primită, În analiză, În lucru, Verificare finală, Răspuns transmis, Închisă, Depășită. O clarificare se poate lega de o achiziție, o cerere de plată sau o modificare.

Modificări de contract

Pentru orice modificare solicitată sau aprobată alegi tipul: Prelungire implementare, Modificare buget, Schimbare amplasament, Schimbare reprezentant legal, Înlocuire echipamente, Modificare grafic, Modificare documentație tehnică, Modificare indicatori sau Altă modificare. Completezi obiectul, justificarea, datele și, la final, numărul și data actului adițional.

La „Prelungire implementare” introduci noul termen. Acesta se aplică pe proiect (și pe termenele active) doar când statusul modificării ajunge la „Act adițional semnat”.

Termene

Fiecare termen are tip (Contract finanțare, Implementare, Monitorizare, Achiziție, Cerere de plată, Clarificare, Modificare contract, Contract furnizor, Garanție, Raportare, Task intern), dată limită, prioritate, status (Activ, Finalizat, Depășit, Anulat) și responsabil. Apasă pe un termen pentru a-l edita. Urgența se calculează pe zile calendaristice, în fusul orar al României.

Task-uri

Task-urile urmăresc ciclul de depunere la finanțator: În lucru → Depus → În verificare finanțator → Clarificări primite → Răspuns la clarificări → Aprobat / Respins. Fiecare are titlu, descriere, prioritate, termen (opțional) și persoană asignată. Statusul se schimbă din selectorul task-ului.

Pe Dashboard vezi toate termenele apropiate și task-urile nefinalizate, din toate proiectele tale, cu data limită și beneficiarul.

Platforma nu trimite încă notificări pe email pentru termene sau task-uri: consultă Dashboard-ul periodic.

Beneficiarii AFIR trebuie să afișeze materiale de publicitate la proiect, după modelele din Ghidul de identitate vizuală PS 2023-2027 (V3, ianuarie 2026). Din butonul „Identitate vizuală” de pe pagina proiectului generezi aceste materiale, cu datele proiectului, la dimensiunile din manual.

Ce poți genera

• Panou informativ (model A.1) 200 × 150 cm — FEADR și varianta multifond; obligatoriu la lucrări de infrastructură sau construcții cu sprijin public peste 500.000 euro.
• Placă informativă (A.2) 70 × 50 cm — FEADR, FEADR + LEADER și multifond; investiții peste 50.000 euro.
• Afiș informativ (A.3) A2, 42 × 59,4 cm — FEADR și FEADR + LEADER; investiții peste 10.000 euro.
• Autocolant informativ (A.4) 21 × 15 cm — FEADR și FEADR + LEADER; pe toate utilajele și echipamentele achiziționate.

Cum procedezi

1. Verifică datele din formular. Se preiau automat denumirea proiectului, codul, beneficiarul, valoarea eligibilă, datele de început și de final, proiectantul și executantul (furnizorii achizițiilor avizate de AFIR, recunoscuți după titlul achiziției: proiectare / execuție, lucrări, furnizare de echipamente). Poți alege alt furnizor din listă sau poți scrie direct.
2. Județul și localitatea se preiau din proiect (completează-le din cardul proiectului, butonul de editare, dacă lipsesc). Valoarea eligibilă și finanțarea nerambursabilă se transformă în euro la cursul din declarația de eșalonare. Câmpurile lăsate goale se tipăresc cu puncte, ca în model, pentru completare de mână. Pentru modelele multifond poți adăuga alte două finanțări.
3. Apasă „Previzualizează PDF” la materialul dorit: se deschide direct un PDF vectorial, pe o singură pagină, exact la dimensiunea din manual (de exemplu 2000 × 1500 mm la panou). „Descarcă PDF” îl salvează pentru tipografie; „Variantă HTML” e doar o previzualizare în browser. Zona de siguranță (5 cm la panou, 3 cm la placă, 0,5 cm la afiș și autocolant) este respectată în PDF.

Materialele se generează la cerere și nu se salvează pe platformă. Corecturile din formular nu modifică datele proiectului. Textele introduse de tine sunt negre, cele din casetele albastre sunt albe, iar etichetele sunt albastre, conform Anexei. Fontul din Anexă este Calibri; dacă nu există pe calculator se folosește Carlito sau Arial. Elementele de identitate AFIR sunt protejate: folosește-le doar pentru materialele obligatorii ale proiectului tău.

Mediatizarea pe internet (modelele C.1–C.4)

Modelele C.1–C.4 sunt exemple de pagini de site și de rețele sociale, cu grafica proprie a beneficiarului, deci nu se generează ca fișiere. În pagină găsești cerințele din Ghid (caseta de pe prima pagină, pagina „Despre noi”, produsele finanțate, rețelele sociale) și texte gata de copiat, plus un fragment HTML pentru caseta de finanțare cu drapelul UE și linkul către Comisia Europeană.

Platforma nu păstrează documentele tale. Contractele, ofertele, facturile, procesele-verbale și celelalte acte rămân în arhiva ta. Platforma doar citește informațiile din documentele pe care le încarci pentru import (contractul de finanțare, bugetul, fișa de avizare) și le pune la locul lor: în datele proiectului, în buget sau în achiziții.

• Documentul încărcat pentru „Import date din documente” este folosit pentru extragere; rezultatul îl vezi în buget, achiziții sau în raportul importului.
• Singurul document legat de o achiziție este formularul 2 (fișa de avizare), primit după avizare, când este cazul.
• Export raport (PDF) — raport al proiectului, generat din datele din platformă, de pe pagina proiectului.
• Materialele de publicitate (secțiunea 12) și PDF-ul declarației de eșalonare(secțiunea 9) se generează sau se citesc la cerere și nu se păstrează.

AFIR Watcher urmărește sursele publice AFIR (proceduri, formulare, ghiduri). Scanarea rulează automat o dată pe zi, iar din pagina „AFIR Watcher” poți porni oricând „Scanează acum”.

• Surse — paginile monitorizate; poți adăuga adrese publice noi.
• Documente detectate — fișierele găsite pe aceste pagini.
• Alerte — apar când se detectează un document nou sau o modificare. Numărul alertelor necitite apare în meniu. Alertele și documentele se pot lega de un proiect.

AFIR Watcher este un instrument de informare; verifică întotdeauna informațiile pe site-ul oficial AFIR.

Cum funcționează

• Primul proiect este gratuit, cu toate funcționalitățile.
• Pentru fiecare proiect suplimentar plătești o licență: 100 EUR / an sau 17 EUR / lună (preț per proiect, TVA inclus).
• Plata se facturează în RON, la cursul EUR al BNR din ziua solicitării, plus 2%.

Cum soliciți o licență

1. Intră la Facturare, alege „Proiect nou” (sau reînnoirea unui proiect existent) și planul (anual sau lunar).
2. Dacă ai un cod de reducere, introdu-l și apasă „Aplică” pentru a vedea suma în RON.
3. Completează datele de facturare (denumire, CUI, nr. reg. com., adresă, email) și trimite solicitarea.
4. Primești pe email proforma, cu suma de plată, contul bancar și mențiunea pe care o scrii la plată. Proforma o găsești și în Facturare.
5. Plătești prin transfer bancar. După ce încasarea este confirmată, licența se activează și primești un email.

Acces imediat: după trimiterea solicitării poți crea proiectul sau folosi reînnoirea fără să aștepți confirmarea plății. Pot fi maximum 3 solicitări în așteptarea plății în același timp. O solicitare neplătită se poate anula din Facturare; accesul provizoriu se retrage atunci.

Reînnoire și expirare

La expirarea licenței unui proiect, accesul la acel proiect este blocat până la reînnoire; datele se păstrează. Reînnoirea se cere tot din Facturare. Un cod de reducere de 100% activează licența imediat.

Proforma este un document informativ de plată, nu o factură fiscală.

Fiecare client are un spațiu de lucru propriu: proiectele și datele lui sunt vizibile doar persoanelor din acel spațiu. Alți clienți nu văd nimic din datele tale.

Proprietarul spațiului își poate invita colegii din Setări → Colegi: introduce numele și emailul, iar colegul primește un link de activare prin care își alege parola. Un cont dezactivat nu mai poate intra în aplicație.

Poți proteja contul cu autentificare în doi pași (cod din aplicația de pe telefon), opțională, per utilizator.

1. Intră la Setări, cardul „Autentificare în doi pași”, și scanează codul QR cu o aplicație de autentificare.
2. Introdu codul de 6 cifre pentru confirmare. Primești 10 coduri de recuperare, afișate o singură dată: păstrează-le în siguranță.
3. La următoarele autentificări, după parolă ți se cere codul din aplicație (sau un cod de recuperare, folosit o singură dată).

Codurile greșite folosesc aceeași blocare ca parola greșită (după 5 încercări, 15 minute). Dacă îți pierzi telefonul și codurile, un administrator îți poate reseta autentificarea în doi pași din Setări.

• „A apărut o eroare” — pagina nu s-a putut încărca. Apasă „Reîncearcă” sau mergi la „Prima pagină”. Dacă se repetă, trimite-ne Codul de eroare afișat sub mesaj, ca să găsim rapid cauza.
• „Pagina nu a fost găsită” — adresa nu există sau a fost mutată; revino la prima pagină din buton.
• Dacă sesiunea a expirat sau contul a fost dezactivat, ești trimis automat la autentificare.
• Imediat după o actualizare a platformei, o pagină se poate încărca mai greu sau poate da o eroare trecătoare; reîncarcă după câteva secunde.
• Paginile aplicației (cele private) nu sunt indexate de motoarele de căutare; doar paginile publice (prezentare, manual, termeni) sunt.

• Verifică datele extrase automat (contract, buget, fișe de avizare) înainte să le confirmi; extragerea nu este perfectă.
• Folosește PDF-uri cu text selectabil. Documentele scanate nu sunt procesate (nu există OCR).
• Păstrează actele originale în arhiva ta: platforma nu stochează documentele, doar preia datele din ele.
• Nu există notificări pe email pentru termene și task-uri; verifică Dashboard-ul.
• Declarația de eșalonare și materialele de identitate vizuală se verifică de tine înainte de depunere sau tipărire: platforma nu garantează acceptarea lor de către AFIR.
• Platforma nu este portalul oficial AFIR și nu oferă consultanță juridică sau financiară.

Contul gratuit expiră?

Nu. Primul proiect rămâne gratuit fără limită de timp.

Pot adăuga al doilea proiect fără să plătesc?

Nu. Al doilea proiect și următoarele necesită o licență din Facturare. Poți lucra imediat după trimiterea solicitării, fără să aștepți confirmarea plății.

Ce se întâmplă dacă nu reînnoiesc licența?

Proiectul respectiv se blochează până la reînnoire. Datele nu se șterg.

Importul contractului a eșuat. Ce fac?

Verifică dacă PDF-ul are text selectabil (nu e scanat) și dacă nu depășește 20 MB. Importul eșuat nu lasă date în urmă; poți relua oricând sau poți crea proiectul manual.

Titlul sau alte date extrase sunt greșite.

Corectează-le în ecranul de verificare, înainte de „Creează proiectul”, sau editează apoi datele proiectului. Dacă observi un format de contract care nu se citește corect, scrie-ne.

Pot șterge un proiect sau un cont?

Da, cu confirmare. Ștergerea unui proiect elimină și datele lui asociate (buget, achiziții, cereri de plată, task-uri, termene) și nu poate fi anulată.

Am uitat parola.

Folosește „Ai uitat parola?” din pagina de autentificare; primești un link de resetare pe email.

Cum vă contactez?

Scrie-ne la implementareafir.eu@gmail.com sau folosește formularul din secțiunea Contact.